Ekonominis gyvenimas nestovi vietoje - kaimo vietovėse steigiamos naujos įmonės, kuriasi jaunieji ūkininkai, gyventojai registruoja individualią veiklą. Sutvarkius ekonominės veiklos registravimo formalumus, kyla apskaitos dokumentų tvarkybos klausimų: kokius dokumentus, kas ir kada turi išrašyti ir kt.?

Dokumentai skirstomi pagal formą, paskirtį, sudarymo periodiškumą, vietą, duomenų apimtį bei kitus požymius. Pagal duomenų apimtį dokumentai skirstomi į pirminius (sąskaitos faktūros, kasos išlaidų orderis) ir suvestinius (žiniaraščiai, registracijos žurnalai), pagal reglamentavimo laipsnį - pavyzdiniai (grynųjų pinigų priėmimo kvitas), laisvos formos (žiniaraščiai, kortelės, avanso apyskaita, buhalterinė pažyma, užpajamavimo ar nurašymo aktai). Pagal paskirtį dokumentai gali būti patvarkomieji (įsakymai), pateisinamieji (sąskaitos faktūros, orderiai, aktai, kvitai), buhalterinio įforminimo (buhalterinės pažymos), kombinuotieji (kasos išlaidų orderiai, avanso apyskaitos); pagal sudarymo periodiškumą - vienkartiniai (sąskaitos faktūros, kasos pajamų ir išlaidų orderiai) ir kaupiamieji (žiniaraščiai); pagal sudarymo vietą - vidaus (buhalterinės pažymos, ataskaitos) ir išorės (sąskaitos faktūros, priėmimo-perdavimo aktai). Pagal apskaitos barus dokumentai skirstomi į ilgalaikio turto apskaitos dokumentus, atsargų, gamybos, pirkimo, pardavimo, pinigų, skolų, darbo užmokesčio ir kitus apskaitos dokumentus.

Duomenys iš pirminių apskaitos dokumentų turi būti sukeliami į apskaitos registrus.

Apskaitos dokumentų rekvizitai

Kad apskaitos dokumentai pagristų ūkines operacijas ar įvykius, jie turi būti patikimi ir turėti juridinę galią. Tai užtikrina apskaitos dokumentų rekvizitai. Jie yra skirstomi į privalomuosius ir papildomus. Buhalterinės apskaitos įstatymo nustatyti šie privalomieji apskaitos dokumentų rekvizitai:

• apskaitos dokumento pavadinimas (pvz.: PVM sąskaita faktūra, kasos pajamų orderis);
• ūkio subjekto, surašiusio apskaitos dokumentą, pavadinimas, kodas (ūkininkai turi nurodyti savo vardą ir pavardę, asmens kodą);
• apskaitos dokumento data (kada surašomas dokumentas);
• ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio turinys (trumpas, aiškus ūkinės operacijos apibūdinimas, pvz.: parduotas medus, gauti grynieji pinigai už medų pagal sąskaitą Nr...);
• ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška. Jeigu ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas nurodomas kiekybine išraiška, turi būti nurodyti mato vienetai (pvz., kiekis 10 kg, kaina 6 Eur/kg, suma 60 Eur);
• asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, vardas arba pirmoji vardo raidė, pavardė, parašas ir pareigos (šie rekvizitai neprivalomi PVM sąskaitai faktūrai ir sąskaitai faktūrai).

Kiekvienas dokumentas turi turėti ir savo numerį, nes paprastai per ataskaitinį laikotarpį veiklos subjektai išrašo ne po vieną vienarūšį apskaitos dokumentą. Numeravimo tvarką gali nustatyti pats įmonės vadovas ar jo paskirtas atsakingas asmuo.

Kituose teisės aktuose atskirų rūšių apskaitos dokumentams gali būti papildomai nustatyti privalomieji rekvizitai. Pavyzdžiui, PVM įstatyme PVM sąskaitų faktūrų privalomi rekvizitai: PVM sąskaitos faktūros serija ir numeris, prekių (paslaugų) tiekėjo PVM mokėtojo kodas, PVM tarifas, PVM suma eurais.

Papildomi rekvizitai dokumente gali būti nurodomi atsižvelgiant į informacijos poreikį (pvz.: adresas, banko sąskaitos Nr., apmokėjimo terminas).

Dokumentų šablonus galima susikurti patiems arba galima jau sukurtus pavyzdžius rasti internete, apskaitos leidiniuose ir juos prisitaikyti įmonės poreikiams. Apskaitos tvarkymo kompiuterinėse programose dokumentų šablonai dažniausiai jau būna suprogramuoti.

Apskaitos dokumentų surašymas

Pirminiai apskaitos dokumentai turi būti surašomi ūkinės operacijos ir ūkinio įvykio metu arba jiems pasibaigus ar įvykus.

Teikiant nuolatines ir ilgalaikes paslaugas, pavyzdžiui, energijos, dujų, ryšių, nuomos, telekomunikacijų ir kitas paslaugas pagal sutartis, apskaitos dokumentus reikia išrašyti už praėjusį mėnesį ir pateikti (išsiųsti) paslaugos gavėjui ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos.

Pirminiuose apskaitos dokumentuose užfiksuoti duomenys apskaitos registruose užregistruojami ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio dieną, arba iškart po to, kai yra galimybė tai padaryti, bet ne vėliau kaip per 4 mėnesius.

Sąskaitas faktūras ar PVM sąskaitas faktūras, įforminant prekių tiekimą ar paslaugų teikimą, išrašo pardavėjas. Jei parduodama žemės ūkio produkcija perdirbėjams ir supirkėjams, tai sąskaitas faktūras ir PVM sąskaitas faktūras pardavėjo vardu privalo išrašyti žemės ūkio produkcijos perdirbėjai ir supirkėjai (grūdų, pieno supirkimo įmonės, tarpininkai, kurie perparduoda žemės ūkio produkciją perdirbėjams). Parduodant žemės ūkio produkciją nespecializuotoms supirkimo įmonėms, parduotuvėms, kitiems ūkininkams, privatiems asmenims, apskaitos dokumentus surašo pardavėjas.

Apskaitos dokumentų pasirašymo tvarką nustato ūkio subjekto vadovas. Jis turi sudaryti sąrašą asmenų, kurie turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus. Kai apskaitą tvarko pats ūkininkas ar kitas fizinis asmuo, vykdantis individualią veiklą, tai dokumentus ir apskaitos registrus surašo ir pasirašo pats arba jo įgaliotas asmuo.

Apskaitos dokumentai pasirašomi asmeniškai arba Elektroninio parašo įstatymo nustatyta tvarka. Kai pagal sutartį apskaitą tvarko apskaitos paslaugas teikianti įmonė arba apskaitos paslaugas savarankiškai teikiantis asmuo, arba centralizuotai apskaitą tvarkanti biudžetinė įstaiga, dokumentų pasirašymo tvarka nustatoma sutartyje, sudaromoje su užsakovu. Tokiais atvejais paprastai pirminius apskaitos dokumentus pasirašo paslaugos gavėjas, o apskaitos registrus ir finansinės atskaitomybės ataskaitas pasirašo ir paslaugos gavėjas, ir paslaugos teikėjas. Apskaitos dokumentai turi būti chronologine tvarka segami dokumentų segtuvuose ir saugomi ne mažiau kaip 10 metų.

Apskaitos dokumentai pirmiausia reikalingi pačioms įmonėms, jų vadovams, ūkininkams ar kitiems ekonomine veikla užsiimantiems subjektams, norint gauti objektyvią apskaitos informaciją: kaip juda materialinės vertybės, pinigai, kaip vyksta pagrindiniai veiklos procesai. Taip pat dokumentai reikalingi ir institucijoms, kontroliuojančioms jų veiklą bei mokesčių sumokėjimą.

***

Apskaitos dokumentas - popierinis arba elektroninis dokumentas, kuriuo patvirtinama ūkinė operacija arba ūkinis įvykis ir kuriame yra rekvizitai tos ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio tapatumui nustatyti.

Ūkinė operacija - tai sąmoninga savininko, vadovo, ūkininko ar darbuotojo veikla, pvz.: pagaminta produkcija, parduota produkcija, sumokėti pinigai už pirktas prekes.

Ūkinis įvykis - faktas, nepriklausantis nuo žmogaus valios, įvykęs dėl stichinės nelaimės, gaisro, vagystės (iššalo pasėliai, sudegė sandėlis, krito karvė). Įvykdžius bet kokią ūkinę operaciją ar savaime atsitikus įvykiui, būtina surašyti atitinkamą apskaitos dokumentą, jame trumpai apibūdinant kas buvo padaryta. Dokumentų kiekis priklauso nuo veiklos subjekto juridinio statuso, veiklos apimčių, pobūdžio ir pan.

Apskaitos registras - ūkinių operacijų ir ūkinių įvykių suvestinė, kurioje, remiantis apskaitos dokumentais, pateikiami apibendrinti jų duomenys.

Iš Buhalterinės apskaitos įstatymo